e-İrsaliye Nedir?
Kağıt ortamındaki irsaliyenin dijital ortamda düzenlenmiş halidir. Bu nedenle kağıt irsaliye ve e-İrsaliye aynı anlamlara gelmektedir.
Sevk irsaliyesi kullanan firmalar kağıt olarak irsaliye düzenlemekteyken e-İrsaliye kullanan firmalar dijital ortamda irsaliyelerini düzenlerler.
VUK 213 Sayılı kanun gereği irsaliyede yer alabilecek bilgileri içeren, kağıt irsaliye ile aynı nitelikte olan ve kağıt irsaliye yerine geçen standartları GİB tarafından belirlenmiş, satıcı ile alıcının kapalı bir sistemde elektronik olarak gönderdiği bir belgedir.
1.1.2018 tarihinden itibaren ise Şahıs ve Sermaye firmaları gönüllü olarak e-İrsaliye sistemine geçiş yapabilirler.
Yasal Zorunluluk
Uygulamaya geçiş 1 Ocak 2018 tarihinde başlayacak olup kapsama girenler;
- e- Fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olan,
- Tebliğde açıklanan usul ve esaslara uygun olarak, e-İrsaliye düzenleyebilme ve iletebilme konusunda gerekli hazırlıklarını tamamlamış olan mükelleflerdir.
e-İrsaliye Kullanımı
e-İrsaliye uygulaması kullanmaya başlayan işletmeler önce e-Faturayı düzenleyip daha sonra kağıt irsaliye tiplerinden (sevk ve taşıma irsaliye) biri olan sevk irsaliyelerini dijital ortamda düzenleyerek mali mühürleri ile onaylayıp kendisi de e-İrsaliye mükellefi olan alıcıya ulaştıracaktır.
Taraflardan birisinin e-İrsaliye mükellefi olmaması durumunda kağıt ortamda yada e-Arşiv Fatura ile irsaliye gönderimi yapılması gerekmektedir.
Öncelikle bilinmesi gereken şudur ki; e-Fatura sistemine kayıtlı tüm firmaların, e-İrsaliye geçişi zorunlu olmaktadır.
Satıcı ve alıcının mutlaka, e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olduğu kullanıcılar arasında düzenlenmektedir. Alıcı e-İrsaliye kullanıcısı değilse, kağıt irsaliye düzenlemeye devam edilecektir.
e-Arşiv Faturasını irsaliye yerine kullananlar e-İrsaliyeye geçtiğinde, bu durumda alıcı e-İrsaliye kullanıcısı değilse, sadece e-Arşiv Faturası düzenlenerek mevcut sürece devam edilecektir.
Eğer, alıcı da e-İrsaliye kullanıcısı ise, e-Arşiv fatura dışında mutlaka e-İrsaliye de düzenlenmelidir.
e-İrsaliyenin bir nüshası olan taşıma irsaliyeleri ise eskiden olduğu gibi matbu olarak araçlarda bulundurulmaya devam edecektir.
e-İrsaliye’de Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?
- e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası,
- e-İrsaliyeyi düzenleyenin adı, ticaret ünvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası,
- Müşterinin adı, ticaret ünvanı, varsa vergi dairesi ve hesap numarası, işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi,
- Taşınan malın nevi, miktarı,
- Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı bulunmalıdır.
Neden e-İrsaliye Kullanmalıyım?
- Matbu irsaliye hazırlamak zorunda olmadığınız için zamandan kazanacaksınız.
- Kağıt irsaliyenin basımı, onayı, kargosu harcanan zaman ve maliyeti minimuma indireceksiniz.
- Kaybolma riski ve yeniden gönderim maliyetlerine katlanmayacaksınız.
- e-İrsaliye ile alıcıya anında bilgi ulaşırken kabul, red, iade süreçlerinde hızlı mutabakat sağlayacaksınız.
- e-İrsaliye ile 10 yıl süreyle dijital ortamda saklandığından veriye hızlı erişimin yanı sıra arşivlenmesi masraflarınızdan (zaman, depo ve personel) kurtulacaksınız.
e- İrsaliyeye Nasıl Başvurabilirim?
Kağıt irsaliye ile aynı işlevi gören e-İrsaliyeyi daha hızlı, daha az maliyetli olarak kullanmak için tebliğde bulunan koşullara göre e-İrsaliye uygulamasından da, e-Fatura uygulamasından yararlanılan yöntem ile yararlanılabilmektedir.
e-İrsaliye çözümünüzü Anlaşmalı Özel Entegratörlerimiz ile kullanmaya başlayabilir, iş gücünden, maliyetten, zamandan tasarruf edip kaliteli hizmetin farkına varabilirsiniz.