e-Defter Nedir?

e-Defter, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında tutulması zorunlu olan defterlerden sadece yevmiye ve kebir defterini içermekte olup bu iki tür defterin  http://www.edefter.gov.tr/ adresinde duyurulan format ve standartlara uygun biçimde dijital ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, saklanması ve ibraz edilmesini sağlayan elektronik bir defterdir. e-Defter sistemine kayıt olan firmalar defterlerini artık kağıt ortamında değil dijital ortamda tutmak zorundadırlar.

Ücretsiz denemek veya detaylı bilgi almak için iletişim formu üzerinden bize ulaşabilirsiniz.

e-Defter uygulamasının avantajları nelerdir?

En başta daha çabuk ve düzenli bir ticari denetim sağlama amacıyla kullanıma sunulan e-Defter uygulamasının sadece devlet değil, firmalar açısından da çok sayıda avantajı bulunmakta. Bunlardan başlıcaları:

  • e-Defter uygulaması sayesinde dosyalarınızı tutacağınız büyük masraflı ofislere ve arşivlere gerek duymazsınız.
  • Harcanan zamanı minimum seviyeye indireceğinden firmanız tasarruf sağlar.
  • e-Defter kullanımıyla birlikte defterleri kağıda basma ve notere onaylatma yükümlülüğünden kurtulursunuz.
  • Defterler, elektronik ortamda 10 yıllık yasal süre boyunca arşivleneceğinden dolayı istediğiniz zaman kolayca defterlere ulaşabilirsiniz. 
  • e-Defterde belirlenen belge standartları uluslararası formatta olduğu için çok uluslu şirketlerin prensiplerine uygunluk gösterir.
  • Kağıt belgelerde bulunan hataları düzeltmek zor iken e-Defterdeki hatalı belgeleri düzeltmek oldukça kolaydır.
  • Ayrıca kağıt israfından da kurtulacağınız için doğanın korunmasına katkıda bulunmuş olursunuz.

Kimler e-Defter uygulamasına geçiş yapmak zorundadır?

Vergi Usul Kanunu’na göre:

  • Madeni yağ lisansına sahip firmalar ya da bu lisansa sahip firmalardan alım yapıp yıllık satış tutarı 25 milyon TL’nin üzerinde olan firmalar, 
  • ÖTV’ye tabi kolalı gazoz, alkollü içecek veya tütün üreten ya da bu firmalardan mal alıp yıllık satış tutarı 10 milyon TL’nin üzerinde olan firmalar,

takip eden sene başında e-Deftere geçmek zorundadır.

e-Defter uygulamasına gönüllü olarak başvurmak mümkün mü?

Evet, e-Defter sistemine zorunluluk halleri dışında da gönüllü olarak geçiş yapmanız mümkün. Uygulamayı gönüllü olarak kullanmak isteyen tüzel ve gerçek kişiliğe sahip her şirket, ciro sınırlaması olmaksızın e-Deftere başvuruda bulunabilir.

e-Defter kullanımı başvuru koşulları nelerdir?

e-Defter sistemini kullanım için gerekli koşulları:

  • Gerçek kişi mükelleflerin Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifika veya 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları
  • Tüzel kişi mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları,
  • Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında mükellefler tarafından kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.

e-Defter başvurusu nasıl yapılır?

  • Öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’na bağlı www.edefter.gov.tr sitesine giriş yapmalısınız.
  • Daha sonra sayfanın içinde yer alan Başvuru sekmesine tıklayın.
  • Karşınıza çıkan e-Defter kullanımı başvuru koşullarını inceledikten sonra alt kısımda yer alan “Elektronik Başvuru Yapmak için Tıklayınız”  sekmesinden başvuru formuna ulaşıp gerekli yerleri eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurmalısınız.
  • Formu doldurduktan sonra gerekli belgeler ve aşamalar şunlardır:

                -Mali Mühür ya da Zaman Damgası,

                -Uyumluluk onayı bulunan bir yazılımın alınması, 

                -Mevcut programınızın e-Defter formatına uygun güncellenmesi, 

                -e-Defteri saklayacak olan mükellef ise uygun arşivleme opsiyonunun seçilmesi.

Başvuruların Başkanlıkça değerlendirilmesi sonucunda uygulamayı kullanması onaylanan mükelleflerin kullanıcı hesapları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından aktive edilecek ve mükelleflere başvuru formunda belirttikleri e-posta hesabı üzerinden bilgi verilecektir. 

Mali mühür nasıl temin edilir?

TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin internet adresinden ulaşabileceğiniz başvuru formunu doldurarak mali mühür sertifikası için başvuruda bulunabilirsiniz.

Sertifikaların 3 yıllık ücreti:

  • tüzel kişiler için 585,00 TL+ KDV 
  •  gerçek kişiler için ise ücret 235,00 TL + KDV dir. 

e-Defterin işleyişi nasıldır?

  • Kullanıcılar muhasebe programlarına kaydettikleri yevmiye maddelerini içeren data dosyalarını sisteme yüklerler. 
  • Sistemde öncelikle bazı kontrollerden geçen bu datalar aynı zamanda Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlemiş olduğu kontrollerden de geçmektedir. 
  • Tüm bu kontrollerden başarılı olarak geçen defterler öncelikle kullanıcının bilgisayarına taktığı mali mühür aracılığıyla imzalanır, bu defterlere ait beratlar oluşturulur ve daha sonra beratlar da aynı şekilde mali mühürle imzalanır. Beratlar üzerinde firma bilgileri, muhasebeci bilgileri, deftere ilişkin bilgiler ve sadece imza değerleri yer almaktadır. Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir için ayrı ayrı berat oluşturulması gereklidir.
  • İmzalanmış beratlar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sitesine gönderilir ve Başkanlık tarafından da onaylanır. İmza ve beratlar zaman damgasıyla imzalandığında herhangi bir mücbir sebeple beratların Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilememesi durumunda delil teşkil etmelerini sağlar.
  • Mükellef, e-Defterini ve uygulamadan indirdiği beratı yasal saklama süresi boyunca muhafaza eder.

Defterler hem elektronik ortamda hem de kâğıt ortamında tutulabilir mi?

Hayır e-Defter uygulamasına geçtikten sonra defterler artık kağıt ortamda tutulamaz. Kağıt ortamında tutulan defterlerin tabi olduğu kurallar, dijital ortamda tutulan defterler için de geçerlidir.

Yıl içinde e-defter uygulamasına geçen mükellefler eski defterlerini ne yapmalılar?

Mükellefler, e-Defter sistemine geçiş ile beraber sisteme geçtikleri tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

Defter tutma hakkında bazı bilgiler

  • Defterler aylık dönemler halinde oluşturulurlar. Herhangi bir aya ait defterin içinde bir önceki veya bir sonraki aya ait kayıtların yer alması söz konusu değildir. 
  • Her aya ait defterler, en geç takip eden 3. ayın sonuna kadar resmi defter haline getirilmek zorundadırlar. 
  • Kurumlar Vergisi beyannamesinin verildiği aya ait defterler ise; Kurumlar Vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar beyan edilebilir. Yani sadece mali yılın son ayına ait defterlerinizi  oluşturma süresi 4 ayı bulmaktadır. 
  • İstenmesi halinde bir ayın belirli bir kısmını kapsayan kıst dönem defterler de oluşturulabilir. 
  • Aynı şekilde kağıt ortamında şubeli defter oluşturan firmalar e-defterde de tercih etmeleri halinde şubeli defter oluşturmaya devam edebilirler.

e-Dönüşüm sürecine girdiğimiz günümüzde, elektronik defter kullanımı gittikçe zorunluluk haline geliyor. Bu nedenle firmaların bir an önce e-Defter sistemine geçmesi, gelecek açısından mutlaka avantajlı bir durum yaratacaktır.