Çok hızlı gelişen bilişim ve dijitalleşme rüzgarı varlığını ve ağırlığını hayatın hemen hemen her alanında iyice hissettirmeye ve kurumları değişime ayak uydurma yönünde zorlamaya başladı. E arşiv fatura da bu dönüşüm fırtınası sonrasında hayat bulan uygulamalardan.

Bugün ülkemizde faaliyet gösteren küçük ve orta ölçekli şirketlerin büyük çoğunluğu gerek mevcut pazar paylarını korumak ve gerekse rekabette geri kalmamak ve sağlayacağı diğer avantajlardan yararlanabilmek için e dönüşüm sürecine girmektedir. 

E-Arşiv Nedir ve Faydaları Neler?

e- Arşiv Fatura, Vergi Usul Kanunu(VUK) gereğince kâğıt olarak düzenlenmek, saklamak ve gerektiğinde ibraz edilme mecburiyeti bulunan faturanın, 433 sıra numaralı VUK Genel Tebliğinde yer alan standartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesi ve suretinin elektronik ortamda saklanıp, gerektiğinde veya talep edildiğinde ibraz edilmesine imkân veren yeni nesil bir düzenlemedir. 

Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 numaralı VUK Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. e-Arşiv faturasında, uygulamaya kayıtlı olan mükellefler için hazırlanan faturalar haricideki bütün faturalar, e-Arşiv Faturası olarak adlandırılmaktadır.

e-Arşiv Faturada, e-Fatura uygulamasından farklı olarak oluşturulan faturalar, GİB sistemi üzerinden alıcısına ulaştırılmamaktadır.

 

  • e-Arşiv faturaları, şartlar dâhilinde elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt olarak da muhatap veya müşteriye teslim edilebilir.

 

  • e-Arşiv Fatura düzenlemesinden istifade eden mükellefler, üretilen ikinci suret elektronik belgeleri ve e-Arşiv raporlarını birbirleriyle ilintili olarak, ilgili mevzuat ve diğer yasal gerekliliklerce, kâğıt suretler için getirmiş olduğu süre zarfında saklamak ve talep edildiğinde ibraz etmekten sorumludur.

 

  • e-Arşiv fatura dahilinde üretilen faturaların, muhatap/müşterisine gönderilen sureti dışında diğer kopyası elektronik mali mühür ve zaman damgası ile imzalanarak elektronik ortamda arşive alınmaktadır.
  • e-Arşiv faturada üretilen faturalar, bir sonraki ayın 1. – 15. günü arasında oluşturulacak e-Arşiv raporu ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmesi gereklidir.
  • e-Arşiv raporu içerisinde, faturaların başlık bilgileri ile dönem içinde iptal edilmiş faturalar bulunmaktadır.
  • e-Arşiv Fatura sisteminde üretilen belgelerde, 433 sayılı tebliğle getirilen düzenlemeler dışında başta VUK olmak üzere, diğer vergi kanunları ve ilgili yasal düzenlemelerde yer alan sürelere ve tespit olunan usul ve esaslara uygun şekilde oluşturulması gerekmektedir.
  • e-Arşiv Fatura sistemini kullanan mükellefler, irsaliyeli fatura düzenleyemezler.

Kimler e-Arşiv Fatura Kullanıcısı Olacak?

İnternet üzerinden mal ve/veya hizmet satışı yapan ve 2015 yılında ve takip eden hesap dönemlerinde brüt satış gelirleri beş milyon TL ve üzerinde olan mükelleflerin, e-Arşiv sistemine geçmeleri zorunlu hale getirilmiştir. 

Söz konusu mükellefler, 433 numaralı VUK Genel Tebliğinde belirtilen usul ve esaslar dahilinde ilgili hesap dönemine ilişkin gelir veya kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başına kadar müracaat ederek fiilen geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-Arşiv sistemine geçmek zorundadırlar.

E- Arşiv Fatura Başvuru ve Kullanım Metotları

Yeni uygulamadan faydalanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı VUK Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura sistemine kayıtlı olmaları gerekmektedir. Sisteme kaydını yapan mükellefler aşağıda yer alan yollardan kendileri için uygun olanı seçebilirler.

  • Özel Entegrasyon Yöntemi 

Gelir İdaresi Başkanlığından özel entegrasyon izni almış mükelleflerin, bilgi işlem sistemi vasıtasıyla e-Arşiv Fatura uygulaması yöntemidir. 

E-Arşiv Fatura sistemini kullanmak isteyen mükelleflerin, mali mühür sertifikası alarak  aracı entegratör şirketlerine müracaat etmeleri yeterlidir. (Özel entegratör metodunu tercih edenlerin ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunması gerekmemektedir.)

 e-Arşiv Fatura hizmetini özel entegratör vasıtasıyla alan mükellef, fatura ve elektronik arşiv raporlarında özel entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler.

  • Bilgi İşlem(IT) Sistemi Entegrasyonu 

Kendi bünyesinde bilgi işlem sistemleri bulunan ve uygulamayı hayata geçirmek için yeterli altyapısı olan kullanıcılar, sistemsel entegrasyonu sağlamaları şartıyla e-Arşivi doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabilirler. (Bundan yararlanabilmek için Gelir idaresi Başkanlığına müracaat etmek, sonrasında da sistemin gerektirdiği testlerden geçmesi gerekmektedir.)

e-Arşiv Fatura Sisteminde Belge Düzeni Nasıl Olacak?

İlgili tebliğ doğrultusunda üretilen e-arşiv faturalarında Gelir İdaresi Başkanlığının amblemi, amblemin altında ise “e-Arşiv Fatura” ibaresi bulunacaktır. Elektronik ortamda gönderilen faturanın alt kısmında ayrıca “e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir.” ibaresi yer alacaktır. e-Arşiv Fatura sisteminde üretilen faturada, düzenleme tarihinin yanı sıra düzenleme zamanının saat ve dakika olarak gösterilmesi de zorunludur.

e-Arşiv Fatura olarak tanzim olunan belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan evrak/belge numarası kullanılır. Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. 

Birim kodu serbestçe tespit edilebilir. Mükellef bünyesinde oluşturulan e-Arşiv Faturalarda aynı belge numarasının birden fazla kullanılması mümkün değildir. Elektronik ortamda üretilen fatura, kâğıt ortamında da teslimi gerekecek ise fatura baskı işlemi mükellef tarafından yapılabilir. İsteyen mükellefler, fatura baskı işini anlaşmalı matbaalara veya özel entegratörlere de yaptırabilir.

Vergi Usul Kanunu’nun faturaların düzenine yönelik hükümlerine göre, faturaların üst tarafında iş sahibinin veya onun adına imzaya yetkili olanların imzasının bulunması mecburidir. Buna göre vergi mevzuatı yönünden faturalarda imzanın bulunması mecburi olmakla birlikte, faturanın şekil ve düzenine ait kurallara bağlı kalmak şartıyla, düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi mümkündür.

e-Arşiv Fatura Teslim ve Raporlama

e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen faturalar kâğıt ortamında teslim edilir. Bu durumda alıcısına mal ile birlikte kâğıt olarak verilen fatura, irsaliyeli fatura yerine de kullanılabilir. Ancak bundan faydalanabilmek için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması zorunludur.

e-Arşiv fatura kapsamında elektronik belge biçiminde oluşturulan ve vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen fatura, alıcının talebine bağlı olarak kâğıt veya elektronik ortamda teslim edilir. Vergi mükellefi olmayan alıcı tarafından elektronik ortamda teslimi istenen fatura internet dâhil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar vasıtasıyla iletilebilir.

Vergi mükellefi olmayanlara yapılan satışlarda fatura, malın teslimi ya da hizmetin ifası anında elektronik ortamda iletiliyorsa müşteriye bu faturanın kâğıt çıktısı verilir. Bu durumda çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Bu imkândan yararlanabilmek için faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur.

e-Arşiv izni alan mükellefler ve e-arşiv hizmeti verme konusunda izin alan özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak Gelir İdaresi Başkanlığının www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan veri formatı ve standardına uygun e-Arşiv Raporunu mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamak ve e-Arşiv Kılavuzunda açıklanan yöntem veya yöntemlerle Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine aktarmak zorundadır.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Uygulaması Arasındaki Farklar

e-Fatura

  • Kâğıt baskısı hukuken bir değer ifade etmez.
  • Gelir İdaresi Başkanlığı aracılık görevi görür.
  • Formatı(düzen) zorunludur.
  • Mali mühür kullanılır.
  • Gelir İdaresi Başkanlığı veya özel yetkili entegratör kullanılır.
  • Kullanımı belirli şartlarda zorunludur.

e-Arşiv Fatura

  • Elektronik belge olarak basılır.
  • Gelir İdaresi Başkanlığı’na rapor verilir. Serbest format kullanılır.
  • Zaman dalgası ve mali mühür ile onaylanıp muhafaza altına alınır.
  • Özel entegratör veya kendi bilgi işlem sistemini kullanılır.
  • Kullanımı internet üzerinden satış yapanlar dışında isteğe bağlıdır.

e-Arşiv Fatura’nın Sağladığı Avantajlar

  • e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar, tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturup kanuni süresi boyunca elektronik ortamda saklayabilirler.
  • e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar müşterilerine faturalarını uygun koşullar dâhilinde elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt olarak da teslim edebilmektedir.
  • e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar da zaman, işçilik, düzeltme, tasnif, arşivleme maliyetlerini azaltabilmektedir.
  • e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında düzenlenen faturanın kâğıt çıktısı üzerine kaşe ve imza tatbik edilmesi, faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve üzerine “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması suretiyle halinde teslim edilmesi durumunda ayrıca irsaliye düzenlenmez.

Ücretsiz denemek veya detaylı bilgi almak için iletişim formu üzerinden bize ulaşabilirsiniz.